E-ticarete Başlamalı mıyım? Vergi Levhası, Fatura, KDV ve XML ile Satış Rehberi

"Trendyol'da, Hepsiburada'da satış yapsam mı?" diye düşünüyorsan önce işin mutfağını bilmen gerekiyor. Ürünü bulmak işin kolay kısmı. Vergi, fatura, komisyon ve kargo hesabını baştan bilmeyen çoğu kişi ilk aylarda ya zarar ediyor ya da bırakıyor. Bu yazıda sırasıyla ne lazım, para nereye gidiyor, kâr nasıl hesaplanıyor, madde madde anlattık.

1. Önce vergi kaydı: vergi levhası şart

Pazaryerleri bireysel hesapla satış yaptırmaz; satıcı başvurusunda ilk istenen belge vergi levhasıdır.

• İki yol var: şahıs şirketi ya da limited şirket. Başlangıç için çoğu kişi şahıs şirketiyle başlar; kurulumu daha kolay ve ucuzdur.
• İnternetten mal satanlar basit usulden ve esnaf muafiyetinden yararlanamaz. Yani şirketin normal (bilanço ya da işletme defteri) usulde açılır.
• Şirketi bir muhasebeci açar: vergi dairesine kayıt, vergi levhası, imza sirküleri ya da beyannamesi.
• Pazaryeri başvurusunda genelde şunlar istenir: vergi levhası, kimlik, imza sirküleri, şirket adına IBAN, iletişim bilgileri.

2. Muhasebeci ve aylık gider

Şirket açtığın an her ay beyanname vermen gerekir; bunu muhasebeci yapar.

• Aylık bir muhasebe ücreti ödersin. Satış az da olsa, hiç olmasa da bu ücret çıkar; hesabına baştan koy.
• Bağ-Kur primi (şahıs şirketinde) de aylık bir gider olarak gelir. Muhasebecin tutarı söyler.

3. e-Arşiv fatura: her satışa fatura

İnternetten satış yapanlar e-Arşiv fatura kesmek zorunda. Pazaryerleri de her siparişin faturasını ister; müşteri faturasını sipariş sayfasından görür.

• e-Arşiv için bir entegratör (fatura programı) ile anlaşırsın, çoğunlukla kontör usulüyle çalışır: fatura başına küçük bir ücret.
• Faturayı kesip PDF'ini pazaryerine yüklersin. Pazaralp'te faturayı siparişe sürükleyip bırakmak yeterli; pazaryerine kendisi gönderir.

4. XML nedir, XML ile satış nasıl işler?

XML, tedarikçinin elindeki ürünlerin listesidir: ürün adı, barkod, fiyat, stok, resim, kategori, desi… Bir internet linki olarak verilir ve tedarikçi stok ya da fiyat değiştikçe bu liste kendiliğinden güncellenir.

• XML bayilik veren firmaya bayi olursun. Ürünler onun deposunda durur; sen stok tutmazsın, para bağlamazsın (stoksuz satış / dropshipping).
• XML linkini Pazaralp gibi bir programa bağlarsın. Program ürünleri pazaryerine yükler, stok ve fiyatı sürekli güncel tutar. Tedarikçide stok bitince ürün pazaryerinde de satıştan kalkar.
• Sipariş gelince siparişi tedarikçiye iletirsin, tedarikçi paketi senin adına kargoya verir.
• Excel'le ürün listesi veren tedarikçilerle de aynı şekilde çalışılır.

5. Fatura zinciri: kim kime fatura keser?

Burası en çok karıştırılan kısım. Stoksuz satışta da fatura zinciri normal ticaretteki gibidir:

• Tedarikçi (bayilik veren firma) sana fatura keser. Bu senin alış faturandır, yani giderin.
• Sen müşteriye fatura kesersin. Bu senin satış faturandır, yani gelirin.
• Pazaryeri sana komisyon ve kargo faturası keser. Bunlar da giderin.
• Hepsini muhasebecine verirsin, ay sonunda beyanname bunlarla hazırlanır.

6. KDV: her sattığın üründe KDV ödersin ama hepsini değil

Pazaryerindeki fiyatın içinde KDV vardır. O KDV senin değil devletindir. Ama alırken ödediğin KDV'yi bundan düşersin; aradaki farkı ödersin.
Basit bir örnek (KDV %20):

• Ürünü müşteriye 1.200 TL'ye sattın. İçindeki KDV 200 TL.
• Tedarikçiden 600 TL'ye (KDV dahil) aldın. İçindeki KDV 100 TL.
• Pazaryerinin komisyon ve kargo faturalarındaki KDV de düşülür.
• Bu satış için ödeyeceğin KDV kabaca 200 − 100 − (komisyon ve kargo KDV'si) kadardır.

Kitap gibi bazı ürünlerde KDV oranı daha düşüktür; oranı tedarikçinin XML'i ya da faturası söyler.

7. Pazaryerinin kestiği stopaj

Pazaryerleri 2025'ten bu yana satıcıya yaptığı ödemelerden küçük bir oranda (%1) vergi stopajı keser. Bu para kaybolmaz: yıl sonunda gelir ya da kurumlar vergisinden düşülür. Güncel oranı muhasebecine sor.

8. Komisyon, kargo ve iade

• Komisyon: Pazaryeri her satıştan kategoriye göre yaklaşık %10–20 arası pay alır.
• Kargo: Desiye göre ödenir. Ucuz üründe kargo, komisyondan bile büyük olabilir.
• İade: Müşteri ürünü iade ederse kargo masrafı çoğu zaman sende kalır. İade oranı yüksek ürünlerde dikkatli ol.
• Ödeme günü: Pazaryeri parayı hemen yatırmaz; teslimattan sonra belli günlerde hesabına geçer. Elinde bir miktar dönen para olsun.

9. Kâr nasıl hesaplanır? Gerçek bir örnek

231 TL'lik bir kitap satışı:

• Satış: 231,32 TL
• Komisyon (%15,5): −35,85 TL
• Kargo (3 desi): −88,49 TL
• Pazaryerinden kalan: 106,98 TL
• Ürünün alış fiyatı: −42,70 TL
• Net kâr: 64,28 TL

Buna aylık muhasebe ücretini ve e-Arşiv kontörünü de ekleyince, kâr ancak yeterli sayıda satışla anlamlı hale gelir. Fiyatı belirlerken komisyon ve kargoyu mutlaka hesaba kat. Pazaralp bunu her ürün için kendisi yapar.

10. Peki başlamalı mıyım? Kısa kontrol listesi

• Vergi levhası alıp aylık muhasebe giderini karşılayabilecek misin?
• e-Arşiv fatura kesmeye hazır mısın?
• Ürün tedarikçin (XML bayiliği) belli mi, ürünleri ve kargo süresi güvenilir mi?
• Komisyon ve kargo düştükten sonra kâr kalan ürünler seçtin mi?
• Siparişleri her gün kontrol edip zamanında onaylayabilecek misin?
• İade ve müşteri sorularına cevap verecek vaktin var mı?

Cevapların çoğu "evet" ise başlayabilirsin. İlk ay az ürünle başla, kârlı olanları bul, sonra büyüt.

Son söz

E-ticaret stok tutmadan da yapılabilir ama "ürünü yükle, para gelsin" kadar kolay değil: vergi, fatura ve maliyet hesabı işin yarısı. Bu yazıdaki konuları muhasebecinle bir kez konuş, rakamları kendi durumuna göre netleştir.
XML bayilik veren tedarikçiler için: XML Bayilik Veren Firmalar
XML'ini pazaryerlerine bağlamak için: Pazaralp'i 30 gün ücretsiz dene